狭義では紙ベースの文書・書類をスキャナによりイメージ入力し、検索用インデックス情報の入力、最適なストレージ装置への記録、文書のライフサイクル管理などを行い、必要なときに迅速に該当文書イメージを検索・表示することのできるシステムである。

いわゆる電子化文書（紙文書をイメージ化した文書）を管理するための文書管理システムから、ビジネスプロセスをネットワーク上で実現する 大規模なワークフローシステムまでを含んでいる。

DMS : document management system

ドキュメント + マネジメント + システム

ドキュメントマネジメント - マネジメントシステム

ファイルサーバー（File Server）

コンテンツ管理システム（CMS : content management system）

製品情報管理（PDM : product data management）

ワークフロー（workflow）

グループウェア（groupware）

企業情報ポータル（EIP : enterprise information portal）

ナレッジマネジメント（KM : knowledge management）

パーソナライズ（personalize）

RFID（Radio Frequency Identification）

コンピュータ支援設計（CAD : Computer Aided Design）