Regional RubyKaigi
開催するには
開催を決定するよりも前に、他の地域Ruby会議オーガナイザーや日本Rubyの会とつながってください。
そして、日本Rubyの会にご一報ください（特にはじめて開催したい場合）
具体的には
official/issues に「
#{your_regional_rubykaigi_name} 開催したい！」みたいな感じで issue を立ててご連絡ください。
必要な役割を担う人を決める
開催にあたっては、以下の役割を担当する人が必要です:
実行委員長 : 必ず誰か個人を割り当ててください。複数人でも構いません。
るびまのレポート記事担当 : 他の役割と兼務でも構いません。複数人でも可。
#TODO やり方を見直した方が良さそう
会計 : おかねを扱う場合には必要です。
開催日時、会場、開催規模を日本Rubyの会に教えてください
地域Ruby会議開催の日程の予定が決まったら、早めに https://regional.rubykaigi.org のトップページに開催情報に追記してください。 他の地域Ruby会議とのあいだで開催日程が完全に重複してしまうのは避けたいと考えています。ご協力をよろしくお願いします（具体的な追記の方法は「開催が決定したら」セクションを参照ください）。
一般社団法人日本Rubyの会からの補助について
一般社団法人日本Rubyの会から、講演者の交通費や会場費などの補助を出せるかもしれません。事前に
Rubyの会のissue で相談してください。
開催する地域Ruby会議の名称を決めてください
開催が決定したら
個別のイベントページを作成してください。
自分たちでセルフマージしていけるように、作業される方を regional-rubykaigi-organizers team に追加します
yaml- name: sapporo01
title: "札幌Ruby会議01"
start_on: 2008-10-25
end_on: 2008-10-25
るびまのレポート記事用の issue をるびまの編集リポジトリへ新規作成してください。
#TODO件名は「○○ Ruby 会議 0x レポート」としてください。タグや担当、マイルストーンはあとで編集が設定しますので不要です。
本文の例。「○○ Ruby 会議の開催が決まったので、レポート作成 issue を起こします。レポート担当は @ xxx です。」
以降、るびまからの連絡はこの issue に対して行います (主に開催後、るびまの発行予定が立ってからになります)。
「公式サイト」に書くこと
他の開催を参考にしてください :)
トークの録画やストリーミング配信の予定についてもアナウンスしておきましょう
今どきはSNS用のハッシュタグも書いておくと良いと思います。ハッシュタグは短いもののほうが、現地でのスマートフォンなどからポストするのに優しいと思います。
参加申し込みを開始したら
ruby-listにアナウンスしましょう
開催が終わったら
開催にあたってopenしたissueを閉じてください
るびまのレポートを書く(がんばらずに!!!)
よくある質問とその答え
Q. Regional RubyKaigiの開催にあたり、テーマ設定や趣意書、企画書は必要ですか?
A. 特に必要はありません。ただ、過去のRubyKaigi運営の経験からは、なにか参照できるビジョンがあると合意形成をスムーズにできると思うので、何かしら用意できるなら用意することをおすすめします。
(もっと補足すること)
Q. 地域Ruby会議なの? 地域RubyKaigiなの?
基本的に正式名称は日本語表記では「どこそこRuby会議」、英語表記では「Where RubyKaigi」です
例: 関西Ruby会議2017, Kansai RubyKaigi 2017
ちなみに、2013以降のrubykaigi.org でやってるルビーカイギの表記は RubyKaigi です。日本語名称はありません
これはRubyKaigiと地域Ruby会議の歴史的経緯と開催の位置づけの変遷による混乱なので、参加者が混同するのは無理もないけれど、運営側としては認識を揃えてもらえるとうれしいです
Q.日本Rubyの会からの財政支援についてくわしく教えてください
過去のRubyKaigi開催の余剰金から財政的な支援が可能です(もちろん限度はあります)。 地域外から講演者を招待したい場合の交通宿泊費などに役立ててください。 会場費用や雑費、飲食については参加者が負担するか、それぞれの地域でスポンサーを見つけてもらうのが良いと思います。
最初にやること
まず、Rubyの会のissueで財政支援の使途とその理由、目的を表明してください
日本Rubyの会の代表理事なり理事なりが支援範囲をお伝えします
支払については、立て替えてもらって、後日振込にて精算です
精算のために必要なもの
精算対象となる方の情報を揃えてください
領収証。宛名は かならず 「日本Rubyの会」にしてください。この宛名ではない場合は精算できないかもしれません。
立て替えた方の連絡先メールアドレス
立て替えた方の振込先
宛名は かならず 「日本Rubyの会」にしてください(大事なことなので2回書きました)。
精算の進めかた
領収証の原本が紙の場合、日本Rubyの会宛に送付してください →
領収書の送付方法その場合でも、領収証をスキャンした電子データを送ると原本到着前に処理可能になります。ご協力ください。
Rubyの会からスポンサーに請求する場合
コミュニケーションチャンネル
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