資料管理
普段「資料管理」で意識していることが集約されるPage
資料作りもご覧ください
HEADLINES
ファイルの整理は「自分しか使わない」「他人も使う」で全然違う▼
Scrapbox外の資料は「ページを作って管理」しよう▼
自分しか使わない。ならば「時系列」で管理するのが有効▼
他人も使う場合は、以下の検索方法は頼りにくくなる▼
フォルダ構成の考え方▼
ファイル名の付け方▼
ファイルの整理は「自分しか使わない」「他人も使う」で全然違う
Scrapbox外の資料は「ページを作って管理」しよう
from:よく使うURLは、ページを作って管理する
from:議事録レクチャー
以下のような資料添付は避ける
避けたい
リンク先に何があるか？が全くわからない
URLを凝視すれば「Google slideだ」とわかる
Slideも「有益な情報が入っているスライドか？」わからない
まだまし
「リンク先」がわかりやすくなった。
しかし、「資料が他の場所で新しく作られた時」に更新ができない
理想は以下
リンク先の「preview」も表示される。
資料の更新は「議事録レクチャー」のPageで行えば良い
自分しか使わない。ならば「時系列」で管理するのが有効
やり方
1. 全ての資料を一箇所に格納する
2. 資料は時系列順に並んでいる
3. 資料をしまうときは、必ず「一番新しいところ」にしまう
4. 資料を探すときは「新しいもの」から探す
やる上でのポイント
細かく分類しない。基本的に「時間軸」だけで管理する
なぜこのやり方がいいのか？
探す場所を一箇所にすることで「ここで見つからなければ、もう見つからない」と判断できる
参考）ポケット一つの原則
いつ頃しまったか？は覚えているので、量が多くても「探すべき場所」の当たりがつきやすい
資料には「よく使うもの」「ほとんど使わないもの」とグラデーションがあり、「よく使うものが一箇所に固まっている」という状況は、見つけるのにかかる時間を最小限にしてくれる
押し出しファイリング @電子
やり方
1. 全ての資料を一箇所に格納する（例：Documents, Download)
2. Sortは「Update date(変更日)」にし、変更が新しいものが上に来るようにする
3. 資料を使ったら必ず保存(
ctrl + S )して、変更日を最新にする他人も使う場合は、以下の検索方法は頼りにくくなる
1. 時系列での発見
人が増えて押し出しファイリングでの「変更日の更新」が徹底されない
2. 資料名での発見
資料名での検索はあてにならない
事前に命名規則がないと「似た名前のFileが増えてNoiseに」「他人が作った資料、Titleから中身が想像できない」ことが起こる
パッと見つからないから
1. 欲しい資料を誰かに代わりに見つけてもらう
2. ローラー作戦。見つかるまで、全ての資料の中身を見ていく
3. 格納場所を覚えて見つけ出す
資料の数が膨大になったときに有効…に見えて非効率。
ポケット一つの原則と反するため。
「違うフォルダを懸命に探していた」が起きやすい
探すべきフォルダを決めるためには、まず「フォルダ構成」を考える必要がある
が、得てしてうまくいかない
全ての資料, knowledgeが揃わないと「みんなが見つけやすいMECEなフォルダ構成」は作れない
フォルダ構成の考え方
> 個別文書は，各業務や文書の種別ごとにまとめて，おのおのの業務に利用します。区分した各グループは無秩序に並べるのではなく，前後のグループと何らかの脈絡を取りながら業務プロセス式水平分類を組むと，検索がしやすくなります。水平分類を組むことで，よい整理よい管理が長続きします。なかなか理解されにくいことですが，文書分類を作成する際に，水平分類を組むことは重要なことで決しておろそかにしてはならないことです。
>例えば，次のような考え方がありますので，参考にしてください。
> ・仕事の進行順序
> ・主から従へ
>・内なるものから外なるものへ
>・通例から特例
>・常識的な順
>極力考えないで良い、そして楽に管理できるようになっている。
>
> なるべく作業の進行順になるようにナンバリングして並べている。
> 「年-月-日_タイトル」でも悪くないが、少し細かすぎるし、一体どこを基準にするのか気にしないといけないので、僕は「日」は入れていない。
>(中略)
> 細かいことを気にしないようにするのも一つのコツで、なるべく頭を使わなくていいルールを作った方がいい。なので「日」を入れた方が考えなくて済む人ならその方がいい。
>
>意外と陥ってしまうのが細かくしすぎて階層が深くなりすぎてしまうこと。
>
> 階層が深くなりすぎると、そこにたどり着くまでに時間がかかってしまいオススメできない。個人的には3階層がMAXかなと。
>フォルダ構成を全体スケジュールから落とし込んだ方がいい理由はたったひとつ。基本的に、事業やプロジェクトはスケジュールに沿って動いていくからです。
これは「Project」という範囲に限定するためフォルダ構成が考えられる
特にProjectの場合「終わり」があり、「企画時点で終わりまでを想像する」ため相性が良い
全体感が想像できるならば機能するフォルダ構成は考えられる
>タスクとマニュアルにより制御された業務の成果物は、常に他のチームメンバーに共有され、整理・格納されなければなりません。繰り返しますが（3度目）、リモートワークのポイントは、コミュニケーションを減らすことです。「００ってどこにあるんだっけ」「XXを共有してください」といったような情報探しの質問を削減することは、これに重要な影響を及ぼします。チームの全員が、何がどこにあるのかを把握している状態を確保するため、以下を提案します。
「リモートワーク可能なTeam(=業務分担ができている組織)」におけるPractice
目的が「資料を早く見つけられる(=一人で見つけられる)」
しかし、資料が「タスク・マニュアル」関連が多い組織のようで、
ファイル名の付け方
>ルール①定型的な成果物など、作るものが決まっている場合は、資料名を先頭にする
> ルール②企画フェーズの資料など、定型的な成果物ではない場合は、日付を先頭にする
>（記事中の「ファイルタイトルルール」の図）
>更新頻度低：「YYYYMMDD_大項目_中項目_小項目」
>更新頻度高：「大項目_中項目_小項目_YYYYMMDDv#_name」
>ルール
> - Final / Draft等、相対的概念は使用しない
ポケット一つの原則に準拠した上でやる場合は大変効果的
特に「他社とFileをやりとりする」場合はFile Nameの徹底が鍵になる
File Nameが適当だと
「相手が一つ前のversionを編集してしまった」
「どれが最新versionかわからなくなった」
などの無駄が生じる