Cosenseを使う組織で当たり前にしたいことの一つです。

会議、MTGの進め方のお話

前：なんでもCosenseに書く

よくある会議の形

気付くと勿体無いやり方になってしまう。それが会議です

誰も書かない

会議中に同じ内容が繰り返される

同じことを何度も伝え直さないといけない

参加者の中で温度差ができる

内容がわかるは数名で議論がヒートアップ

わからない側は置いてけぼり

後でサポートが必要

理解不足に気付かず、後ほど失敗として発見される

こんなもったいない会議を避けるのにCosenseを使いましょう

ちょっとしたコツでうまく続きます。

議事録ではなく、一緒にレポートを作るように書記をしましょう

「あとでやる」を避けましょう

めんどくさくて結局やらない

楽しようとして、結論とネクストアクション以外が適当になる

経緯が書き残りません。あっても、本人以外が読めないメモ

「なんでこうなったんだっけ？」と確認し合うことに

会議中の生産性は上がらない

雰囲気で進み、会議がやり直しになる

「会議中に置いていかれる」は解消されない

「一緒にページを作る」ようにします

意識を「話して残す」から「話しながら作る」に変える

書くことで理解不足に気付きます

その場で不明点を解消できる

具体的なやり方

「知識がない側が書記をし、周囲はそれを待つ」がBest

一緒に見よう

オフライン会議ならば、ディスプレイに投影

オンライン会議ならば、画面共有

「私はこう理解しました」が伝わる

その場で修正できる

うまく伝わってないと気付ける。伝え方を改善できる

知ってる人が書くとそうはならない

書くのを待つ

書き取れないスピードで話しても無意味です

忘れる

「あとで理解しよう！」と書き残すのに終始してしまう

また同じことを伝えることになる可能性が高いです

途中で整理する

構造化、言語化をその場でしましょう

「これやっといて」と言われたら

「これ」を「集客メール」と書き換える

締め切りを聞いて「明日18時までに」と追加する

集客メールの話の近くにこのネクストアクションを書き残す

話漏れに気付けます。

このように「参加者でレポートを作る」意識で会議を進めると、会議の生産性が爆上がりします

「全部次に繋げるぞ！」という気持ちで書いていたら、みんな待ってくれる

一方、「必要なとこだけメモ」というスタンスだと待ってくれない