ドキュメント・コミュニケーションを本気で狙う
ナレッジワーカーはドキュメント・コミュニケーションを本気で狙いましょう
出社であっても
気軽に立ち話しない。口頭で相談しない
MTGがあっても
喋り続けない。書く、書く、書く。
ドキュメント化を徹底するか？で生産性が天と地ほど違います
2000年を超えて、世界は知識社会になりました。
崇高なビジョンやとても難しい問題のもとに、
経営者, 営業, CS, エンジニア, デザイナーといろんな専門家が集まって、
議論や試行錯誤を重ねて、知恵を絞り、
その組織だからこそ出せる価値を見つけて、エレガントに問題解決する
こんな時代です
この「難しい問題を、多様な職種が力を合わせて」するのは大変です
難しい
パッと見て真の原因には思い至りません。
すぐできるシンプルな施策では解決しません。
だから
長期にわたって想像や試行錯誤を重ねることで、
「真因」と「クリティカルな解決策」を見つける必要があります
多様な職種が力をあわせる
気になることが違い、地雷が違うので、よく言い争いになります。
知識や経験が大きく違うので、ちょっとやそっとじゃ相手に考えが伝わりません。
コミュニケーションでは言葉よりも共通経験（一緒に仕事をした時間）が大きく影響するので、途中から入るメンバーとは認識が全然合いません。
だから
他職種のことも学び、体験し、
リスペクトを持って相手の話に耳を傾け寄り添い、
議論や共通体験を通して「共通認識」を作り、
試行錯誤やそれぞれの専門知識を使って共通認識をUPDATEし続けて、組織として思考を深める。
また、途中参加のメンバーにも伝わるようにできるだけドキュメントで残す。
必要があります
総じて知識社会で重要な振る舞い
「長期にわたって、多様なみんなで、学び/考え/試し 続ける」と言えます
ドキュメントでやりましょう
記憶に頼らないでください
記憶は色褪せます。悪意なく改竄されます
レアケースだったりかなり前のことだったりすると思い出せず、考慮漏れが発生します
口頭補足に頼らないでください
「ドキュメントを読んだだけの人」との間で認識差が生まれます
知識社会では「頭を使う全員が、同じ情報を持つ」のが大変重要
情報が不正確だったり不足していたりすると頓珍漢なアウトプットになってしまう
口頭に頼ると必ず伝言ゲームになり、人によって認識に違いが生まれます
Aさんと話したことは、Bさん,Cさんにも、まだ入社していないXさんにも伝える必要があるはず
そもそも「口頭補足」では、伝わってないことが多いです
口頭補足を受けてどう解釈したか？はわからないので、解釈ズレがよく起きます
具体的にはこうします
前提
口頭補足をゼロにするのは無理です
対話がなければ言語化はない
相手の反応を見て「これは伝えきれてないな」と感じ口頭補足する
「人に話したことがない内容」「話したことがない相手」であれば、口頭補足がたくさん出てきます
ナレッジワークにおいて雑談が重要と考える理由はここです
スタンスを「一緒にドキュメントを作る」にするとうまくいきます
「発言を文字起こしする」ではない
会議では
「私の考えは書いてきました。まず最初に10分読んでください」
とします
アマゾンでもやってます
このとき、「口頭補足する内容は全て事前に書いておく」ようにしてください
書いた書類を一度説明してみると良いです
説明で出てきた表現が書いてないなら、追記しましょう
質疑 / 議論は全部書き残します
同時編集できるドキュメントツールで全員が一気に書く
書き残すことを考えると一番楽
書かずに話す場合
書記が議事録を画面共有をして、発言を全て書き取っていく
間に合わなかったら「すみません。書くので少し待ってください」
聞き取れなかったら「すみません。もう一度この部分教えてください」
よくわからなかったら「すみません。よくわからなかったので、もう少し説明をください」
大抵の人は「話しながら考えている」ので、書いてあげるのが最適
書き起こしてみると、支離滅裂だったり冗長だったりすることがよくわかる
書き起こしを見ることで、話している本人もより深く考えることができる
総じて議事録がとても重要と考えているので、以前記事にしました
チャットでは
「ここに考えを書きました。コメントください」
とします
チャットツールではなくドキュメント側にコメントしてもらいましょう
立ち話をするときも
事前に書けるなら、書いておきましょう
そうでなければ、後ほどすぐに書き残しましょう
書き残したものを相手にもシュッと共有。追記してもらう